Làm thế nào đề quản lý công việc một cách hiệu quả nhất? Và đây là 8 quy tắc cần thiết giúp quản lý công việc hàng ngày một cách tốt nhất  mà bạn có thể tham khảo.

1. Lập ra danh sách các công việc cần làm

Mỗi người sẽ có những công việc khác nhau và nhiệm vụ trong từng ngày cũng khác nhau. Để quản lý công việc một cách hiệu quả, bạn nên lưu ý những nhiệm vụ quan trọng mà bạn phải quan tâm. Nên nhớ, bạn sắp xếp công việc càng hoàn chỉnh bao nhiêu thì bạn sẽ thực hiện nó dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu.

Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả? (1)

Hãy lập ra danh sách các công việc cần làm

Bạn nên sắp xếp công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên và để lịch công việc ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ. Bạn cũng có thể viết vào sổ tay hoặc dùng phần mềm note trên máy tính của mình.

2. Lập danh sách các công việc sẽ làm

Dành 15 phút cuối ngày thứ 6 để tạo lịch làm việc cho tuần sau rồi lên kế hoạch thực hiện. Tương tự như vậy, bạn có thể lập kế hoạch quản lý công việc cho tháng sau. Việc sắp xếp hợp lý sẽ giúp bạn thực hiện được công việc tốt hơn, đồng thời mang đến cho bạn một động cơ thúc đẩy mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn.

>>>  Để lập danh sách công việc cần và sẽ làm, các bạn có thể sử dụng app quản lý công việc để lập danh sách nhanh chóng cũng như dễ dàng theo dõi và đánh giá chất lượng hơn.

3. Đặt thời gian giới hạn để hoàn thành công việc giúp quản lý công việc tốt hơn

Bạn nên có thói quen đặt ra kỳ hạn cuồi cùng cho những nhiệm vụ của mình. Lời khuyên cho bạn là nên ghi ra giấy tất cả những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, thì bạn sẽ có quyết tâm để thực hiện những nhiệm vụ đó. Nếu bạn cố gắng hoàn thành đúng thời hạn mình đề ra thì bạn sẽ không rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Chắc chắn lúc đó bạn sẽ xảy ra sai sót nếu bạn làm một cách vội vã.

4. Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc

Nếu để ý lịch làm việc của những người kiểm soát tốt thời gian, bạn sẽ dễ dàng nhận ra họ luôn để dư ra một chút thời gian giữa các buổi họp hay làm việc. Khoảng thời gian này tương đối quan trọng bởi chẳng ai biết được rằng liệu có việc đột xuất nào sẽ diễn ra hay không.

5. Dọn dẹp bàn làm việc thường xuyên

Sự bừa bãi của những vật dụng văn phòng và hàng đống giấy tờ không có thứ tự có thể gây ra ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của bạn. Thay vì bạn phải cuống cuồng tìm tài liệu trong đống giấy hỗn độn, bạn sẽ có thời gian làm những công việc khác. Hãy dọn dẹp bàn làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng.

Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả? (2)

Sự bừa bãi của đống giấy tờ trên bàn làm việc có thể gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc

Để làm được điều đó, bạn nên dành 30 phút cuối mỗi buổi làm việc để thu dọn những thứ giấy tờ quan trọng và sắp xếp chúng theo trật tự vào một chỗ dễ thấy và dễ nhớ. Bạn hãy vứt bỏ những thứ không cần thiết và hủy những giấy tờ bạn không sử dụng nữa. Hay bạn có thể thực hiện quy định một tháng dọn dẹp giấy tờ một lần: nếu hơn 30 ngày đã trôi qua kể từ khi lần cuối cùng bạn sử dụng loại giấy tờ đó thì bạn có thể yên tâm vứt chúng vào sọt rác.

6. Sắp xếp công việc đúng thời điểm

Thường thì buổi sáng là lúc mà con người minh mẫn nhất. Do đó, bạn có thể tận dụng thời gian buổi sáng để làm những việc quan trọng.

Bạn nên sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hội ý vào gần trưa. Đây là thời gian tốt nhất cho chúng ta giao lưu trao đổi ý kiến với nhau. Chính vì thế, bạn hãy dành thời gian vào buổi sáng cho những nhiệm vụ đòi hỏi phải xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng, và dành thời gian trước bữa ăn trưa cho những việc ít quan trọng hơn.

7. Đừng ôm đồm mọi việc

Nếu bạn là nhà lãnh đạo bạn sẽ có một nhóm người để có thể ủy quyền, nhờ vậy mà gánh nặng công việc của bạn có thể giảm bớt. Nhưng nếu là nhân viên, thì bạn cũng đừng quá lo lắng. Bạn nên xem xét công việc của bạn và hỏi đồng nghiệp có hỗ trợ được gì hay không. Việc san sẻ công việc cũng góp phần gắn kết bạn và đồng nghiệp.

Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả? (3)

8. Đừng cố gắng quá sức

Bạn làm việc hiệu quả nhưng cũng phải nghỉ ngơi hợp lý. Đừng để công việc “đè đầu, cưỡi cổ” mình. Sẽ rất tai hại nếu sức khỏe của bạn bị giảm sút, bởi khi đó bạn không những không hoàn thành được công việc đang làm mà còn ảnh hưởng đến nhiều công việc khác nữa. Bạn nên có sự “thả lỏng” hợp lý khi làm những công việc căng thẳng.

Đừng để đầu óc bị kéo quá căng, bởi nếu thế rất dễ dẫn đến stress và các bệnh tim mạch khác ảnh hưởng công việc và sức khoẻ của bạn sau này.

Tóm lại, bí quyết quản lý công việc một cách hiệu quả nằm trong tay bạn, bạn chỉ cần suy nghĩ và tìm cách thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Chúc bạn thành công!

Comments

comments

Tags: ,